Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có hiệu lực thi hành từ ngày 05/3/2020.

     Theo đó, các loại văn bản hành chính chịu sự điều chỉnh của Nghị định này bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Công văn, Công điện, Giấy Ủy quyền, Bản ghi nhớ, Bản thỏa thuận…(Bỏ quy định các loại văn bản sau là văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ).

     1. Về thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

     Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận.

     Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex).

     2.  Kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể về:

     - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

     - Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng.

     - Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.

     - Phông chữ: Phông tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 màu đen (thay cho trước đây dùng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001). Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

     - Số trang văn bản: Trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì nay số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

     Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV.

     Xem chi tiết tại đây!

H.M