Thực hiện Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, từ ngày 01/7/2025, toàn bộ chức năng, nhiệm vụ đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài được chuyển giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã. Đây là bước chuyển quan trọng trong quá trình hoàn thiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, đồng thời cũng đặt ra nhiều yêu cầu mới đối với đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch ở cơ sở.

Nhằm kịp thời nắm bắt tình hình và hỗ trợ các địa phương trong quá trình triển khai, Sở Tư pháp Ninh Bình đã thành lập Đoàn công tác do đồng chí Nguyễn Văn Việt - Phó Giám đốc Sở làm Trưởng đoàn, cùng lãnh đạo và công chức Phòng Hành chính tư pháp, trực tiếp làm việc với 23 xã, phường trên địa bàn tỉnh. Qua khảo sát, Đoàn ghi nhận nhiều khó khăn trong việc áp dụng phần mềm, chuyển đổi, cập nhật số hoá dữ liệu và thực hiện quy trình đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền mới. Với tinh thần chủ động, phối hợp chặt chẽ của các địa phương đã từng bước khắc phục vướng mắc, bảo đảm việc chuyển giao nhiệm vụ được thực hiện thông suốt, hiệu quả.

Chủ động tháo gỡ khó khăn, đảm bảo hệ thống vận hành ổn định

Một trong những khó khăn nổi bật là việc kết nối, liên thông giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh và Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch. Một số hồ sơ bị lỗi đồng bộ hoặc thiếu dữ liệu, gây gián đoạn trong xử lý. Trước tình hình đó, Sở Tư pháp đã chủ động tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các đơn vị liên quan phối hợp xử lý. Sở Khoa học và Công nghệ, VNPT Ninh Bình, Công an tỉnh và Bảo hiểm xã hội tỉnh cùng vào cuộc, rà soát và khắc phục từng lỗi kỹ thuật. Nhờ sự phối hợp đồng bộ, hệ thống phần mềm đã cơ bản vận hành ổn định, đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ hộ tịch cho người dân.

Về biểu mẫu điện tử, giai đoạn đầu triển khai, một số biểu mẫu trên hệ thống chưa thống nhất với quy định tại Thông tư số 03/2023/TT-BTP, dẫn đến việc nhập liệu trùng lặp, gây khó khăn cho công chức và người dân. Từ phản ánh thực tiễn, Sở Tư pháp đã phối hợp với VNPT Ninh Bình điều chỉnh, chuẩn hóa các biểu mẫu điện tử, giúp giảm thao tác, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả phục vụ.

Cùng với đó, công tác số hóa dữ liệu hộ tịch được xác định là nhiệm vụ trọng tâm. Sở Tư pháp đã hướng dẫn và đôn đốc Ủy ban nhân dân cấp xã rà soát, cập nhật dữ liệu còn thiếu trong quá trình số hóa trước đây. Nhiều hình thức hỗ trợ được triển khai như cung cấp tài liệu hướng dẫn, video tập huấn, hỗ trợ kỹ thuật qua nhóm nghiệp vụ và kiểm tra thường xuyên. Đến nay, toàn tỉnh đã số hóa và nhập bù hơn 100.000 dữ liệu hộ tịch, góp phần hoàn thiện cơ sở dữ liệu thống nhất, đồng bộ, phục vụ hiệu quả cho công tác tra cứu và giải quyết thủ tục hành chính.

Nâng cao năng lực, đồng hành cùng cơ sở

Nhận thức rõ yếu tố con người là then chốt trong việc triển khai mô hình mới, Sở Tư pháp Ninh Bình đã phối hợp với Cục Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp tổ chức 02 lớp tập huấn trực tuyến cho công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã. Nội dung tập huấn tập trung vào kỹ năng sử dụng phần mềm, quy trình xử lý hồ sơ có yếu tố nước ngoài, cũng như cách khắc phục sai sót trong dữ liệu điện tử. Ngoài ra, Đoàn công tác của Sở khi xuống cơ sở đều trực tiếp hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc phát sinh, giúp công chức địa phương nắm vững nghiệp vụ, xử lý tình huống linh hoạt, đúng quy định. Nhờ vậy, năng lực và sự tự tin của đội ngũ tư pháp - hộ tịch cấp xã được nâng lên rõ rệt.

Song song với công tác tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ hộ tịch, Sở Tư pháp còn duy trì cơ chế phối hợp liên ngành chặt chẽ với các cơ quan chuyên môn của Bộ Tư pháp, Bộ Công an, cùng các sở, ngành như Sở Khoa học và Công nghệ, Bảo hiểm xã hội, VNPT Ninh Bình... Qua đó, đảm bảo tính đồng bộ của dữ liệu, thống nhất quy trình nghiệp vụ, đặc biệt là trong xử lý hồ sơ có yếu tố nước ngoài. Việc phối hợp này không chỉ nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục mà còn giúp tăng cường tính kết nối trong hệ thống hành chính điện tử của tỉnh.

Trong giai đoạn chuyển đổi số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, Sở Tư pháp luôn coi công tác hộ tịch là một trong những lĩnh vực trọng tâm của chương trình, kế hoạch chuyển đổi số ngành tư pháp. Dữ liệu hộ tịch được tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hướng tới mục tiêu công dân chỉ cần cung cấp thông tin một lần để thực hiện nhiều thủ tục. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, Sở tiếp tục phối hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ, trang thiết bị và nhân lực cho cấp xã, bảo đảm đáp ứng yêu cầu của mô hình chính quyền điện tử 02 cấp.

Với tinh thần chủ động, trách nhiệm và đồng hành cùng cơ sở, Sở Tư pháp Ninh Bình đã và đang từng bước tháo gỡ khó khăn, hoàn thiện quy trình, bảo đảm việc chuyển giao nhiệm vụ đăng ký hộ tịch theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp được thực hiện thống nhất, thông suốt và hiệu quả. Những nỗ lực này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân mà còn thúc đẩy quá trình chuyển đổi số, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và gần dân hơn tại tỉnh Ninh Bình.

Phòng HCTP